Statuts - Règlement intérieur
Statut Social
ELOCOP - « Croquez Local à Pleyber »
(ELOCOP - CLP)
L’Epicerie LOcale et COllaborative de Pleyber
Article 1 : Nom, intitulés
Il est fondé entre adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901, ayant pour titre : « Croquez local à Pleyber ».
Article 2 : But, Objet
L’association CLP a été créée dans le but d’offrir aux plus grand nombre l’accès à une épicerie paysanne nommée ELOCOP (Epicerie LOcale et COllaborative et Pleyber). Pour répondre à ce défi, l’association fait le choix de privilégier les produits locaux issus de pratiques respectueuses de l’environnement.
L’activité d’ELOCOP – CLP est intimement liée à l’économie sociale et solidaire appliquée au secteur de l’alimentation.
L’association regroupe l’ensemble des usagers et partenaires d’ELOCOP : des producteurs (agriculteurs, artisans…) aux consommateurs en passant par les collectivités et les professionnels du secteur de l’alimentation.
Les objectifs sont donc multiples :
Article 3 : Siège social
Le siège social est fixé à l’adresse suivante :
Mairie
Square Anne de Bretagne
29410 PLEYBER-CHRIST
Et ce jusqu’à l’ouverture du point de vente. Le jour venu, le transfert sera décidé par le conseil d’administration.
Article 4 : Durée
La durée de l’association est illimitée.
Article 5 : Le multi-sociétariat
Le fonctionnement d’ELOCOP - CLP repose sur le principe du multi-sociétariat afin de prendre en compte l’opinion de toutes les parties prenantes à son activité. A ce titre, différents types de membres sont à distinguer.
L’association se composent de l’ensemble de ces personnes physiques ou morales de droit privé ou public, et dont les membres sont répartis dans les catégories décrites par les articles 6 à 11.
Article 6 : Les fondateurs de l’association du fait de leur implication, les 4 fondateurs du projet ELOCOP – CLP (énumérés ci-dessous) jouissent à vie d’un statut particulier. Ils ont en plus le statut de fournisseurs adhérents décrit dans l’article suivant.
Article 7 : Les Fournisseurs adhérents
Les fournisseurs adhérents proposent des produits à la vente dans l’épicerie ELOCOP. En contrepartie, ils s’engagent à donner de leur temps pour participer à la tenue d’ELOCOP. Ils bénéficient d’un taux de marge réduit comparé aux « dépôt-vendeurs ».
Le fournisseur se doit de gérer ses approvisionnements, sa mise en rayon et de récupérer ses invendus. Il supporte donc seul ses pertes sauf en cas de perte exceptionnelle qui sera prise en charge par l’association (ex. panne des armoires frigorifiques).
L’achat-revente afin de compléter son offre est autorisé dans la mesure où cette activité respecte le cadre légal et qu’elle ne concurrence pas les produits proposés par d’autres adhérents.
Seuls les éleveurs adhérents peuvent commercialiser de la viande en frais dans le magasin. La vente doit alors se dérouler en accord avec les autres éleveurs adhérents, sur les plages horaires définies au planning et dans le respect de la réglementation sanitaire en vigueur.
Si l’association ne dispose pas des fonds nécessaires, les fournisseurs adhérents s’engagent à financer tout investissement jugé nécessaire par le conseil d’administration au prorata du chiffre d’affaires réalisé grâce à ELOCOP.
L’adhésion d’un fournisseur adhérent est marquée par l’établissement d’un contrat entre ELOOP – CLP et le fournisseur engageant les 2 parties. Ce contrat pourra être renégocié chaque année. Tout non-respect de ce contrat est un motif d’exclusion.
Article 8 : Les « dépôts-vendeurs »
Pour tout fournisseur dans l’impossibilité de donner de son temps, il est possible de devenir « dépôt-vendeur ». peut commercialiser ses produits dans l’épicerie dans la mesure où ces derniers élargissent la gamme proposée par ELOCOP, ne concurrencent pas ceux d’un adhérent et qu’ils répondent aux exigences fixées par l’association. Le fournisseur adhère tout de même à l’association et le taux de marge d’ELOCOP sera alors plus élevé.
En ce qui concerne l’adhésion, l’approvisionnement, la mise en rayon et les invendus, les règles sont identiques à celles fixées pour les fournisseurs adhérents.
Article 9 : Les consomm’acteurs
Le consomm’acteur est un consommateur qui a fait le choix de d’adhérer à l’association pour avoir un accès privilégié à des produits alimentaires plus respectueux de l’environnement. Par ce biais, il devient un acteur de l’économie locale.
Pour adhérer à l’association le consommateur a deux possibilités :
En contrepartie, le consomm’acteur pourra, s’il le souhaite :
Article 10 : Les collectivités et professionnels
Toute collectivité (mairie, restauration collective…) ou tout professionnel du secteur de l’alimentation (traiteur, restaurateur…) peut adhérer à ELOCOP - CLP s’il né de cette collaboration un échange profitable aux deux partis ainsi qu’à l’économie sociale et solidaire, l’environnement socio-économique et en particulier à la population locale.
Ex. La collaboration avec un établissement public pourrait déboucher sur un approvisionnement régulier en produits locaux à un tarif préférentiel. ELOCOP - CLP pourrait en contrepartie demander à l’établissement de mettre en avant l’origine de ces produits. Ceci permettrait aux usagers de l’établissement public de bénéficier de produits locaux de qualité et profite aux fournisseurs d’ELOCOP qui peuvent commercialiser et faire connaître leurs productions.
Si l’adhésion s’avère respecter ces conditions, un contrat établi conjointement par le bureau et le prétendant à l’adhésion fixera les modalités de cette collaboration et prendra en compte les attentes et besoins de chacun des partis. Pour être valide, ce contrat devra ensuite être soumis à l’approbation du conseil d’administration.
Le contrat pourra être renégocié chaque année. Tout non-respect de ce contrat est un motif d’exclusion.
Article 11 : Le(s) employé(s)
L’employé d’ELOCOP est salarié de l’association. Il est assimilé à un vendeur mais pourra être amené à effectuer des tâches de gestion telle que la gestion des approvisionnements.
Le salarié n’est pas considéré comme un adhérent à l’association.
Si, par son travail, l’employé permet de dépasser le seuil de rentabilité de la structure, il pourra bénéficier d’une prime.
Article 12 : Ressources de l’association
Les ressources d’ELOCOP – CLP comprennent :
Article 13 : Tenir compte de l’opinion de chacun
Afin de prendre en compte l’opinion de chacune des parties prenantes de l’association lors des assemblées générales, la gouvernance est organisée en 4 collèges. Chaque collège regroupe un type d’adhérents.
Article 14 : Dispositions communes aux assemblées générales
Les assemblées générales se réunissent sur convocation du président de l’association, ou sur demande écrite d’au moins la moitié des membres du conseil d’administration.
Les convocations, mentionnant l’ordre du jour, sont adressées par écrit (voie postale ou électronique) aux membres de l’association au moins quinze (15) jours à l’avance.
Chaque membre a une voix au sein de son collège, et ne peut détenir plus de deux mandats de représentation. Les décisions des assemblées générales ne sont valablement prises que sur des points inscrits à l’ordre du jour. Les décisions des assemblées générales sont prises à la majorité des voix des collèges. En cas d’égalité, la voix du président compte double.
Les votes se font à main levée ou à bulletin secret à la demande du représentant d’un collège.
Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale extraordinaire suivante délibère alors quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Le quorum des assemblées générales est fixé à au moins aux élus du bureau auxquels s’ajoutent 2 membres de chaque collège. Parmi ces membres, le représentant de chaque collège doit être présent ou représenté.
Article 15 : Assemblée générale ordinaire
Elle se réunit chaque année selon la date fixée par le conseil d’administration.
Le président, assisté des membres du conseil, préside l'assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l'association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
L’assemblée générale fixe le montant de la cotisation.
Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour.
Les décisions sont prises sous les conditions définies dans l’article 14.
Il est procédé, après épuisement de l'ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil.
Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.
Article 16 : Assemblee générale extraordinaire
Si besoin est, ou sur demande de 75 % des représentants des collèges, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues par l’article 14 et ce uniquement pour modification des statuts ou la dissolution ou pour des actes portant sur des immeubles.
Article 17 : Conseil d’administration
L'association est dirigée par un conseil d’au minimum 10 membres dont au moins 2 membres du collège des fondateurs. Le conseil d’administration est composé :
Lors de l’assemblée générale, si 2 représentants de collèges en font la demande, il sera procédé à l’élection d’un nouveau conseil d’administration sans quoi, le conseil d’administration précédent sera reconduit pour un an.
En cas de vacances, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres.
Les pouvoirs des membres élus prennent fin dès l’élection d’un remplaçant.
Le conseil d'administration se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président ou à la demande de 50% de ses membres.
Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas d’égalité, la voix du président compte double.
Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
Article 18 : Le bureau
Le conseil d'administration élit parmi ses membres, un bureau composé de :
Article 19 : Permanence de vente et autres tâches
L’organisation des permanences de vente est planifiée par le bureau en fonction des souhaits de chacun.
Chaque adhérent des collèges fondateurs et fournisseurs adhérents s’efforce, dans la mesure de son temps disponible, de participer aux permanences.
Les fournisseurs adhérents s’engagent à travailler pour le magasin à titre gratuit. Ce temps doit être dévoué à la gestion globale de l’épicerie : vente, conseil, réapprovisionnement des rayons, nettoyage de l’épicerie, retrait des produits non-conformes. Cette participation au fonctionnement du magasin sera d’autant plus importante que le chiffre d’affaires réalisé par le fournisseur adhérent, grâce à ELOCOP, sera élevé.
Le dépôt du fond de caisse à la banque sera effectué par un des membres du bureau ou un responsable qu’il aura désigné.
En cas de difficulté pour assurer l’organisation des permanences, il sera fait appel prioritairement aux adhérents dont le chiffre d’affaires est le plus important.
Le planning est semestriel. En cas d’indisponibilité, le fournisseur adhérent concerné devra prendre contact directement avec d’autres membres pour être remplacé.
Occasionnellement, les remplacements de l’adhérent par un personnel familial ou salarié sont admis, mais ils sont à la charge de chaque adhérent, qui garde la responsabilité entière de ce personnel qui agit à ses lieux et places.
Le recours à un stagiaire pour un adhérent est soumis à l’accord préalable du bureau ; son temps de formation est à la charge de l’adhérent.
Si le fournisseur adhérent ne tient pas son engagement de présence durant la période de validité du planning, il sera assimilé à un « dépôt-vendeur ». A ce titre, et suite à un conseil d’administration laissant l’occasion au fournisseur adhérent de présenter sa défense, il sera redevable d’une plus forte commission à ELOCOP.
Article 20 : Horaires et jours d’ouverture
Dans la limite du personnel disponible (fournisseurs adhérents, salariés, consomm’acteurs bénévoles), ELOCOP sera ouverte sur la plage la plus large possible.
Les horaires et jours d’ouverture seront définis par le conseil d’administration suite aux assemblées des fournisseurs adhérents permettant d’établir les plannings trimestriels.
Dans la mesure du possible, ces horaires seront fixes afin de ne pas perdre les consomm’acteurs et clients.
Le planning trimestriel sera affiché dans l’épicerie et sera tenu à disposition de tous les usagers.
Article 21 : Ventes privées et evenements
Chaque fournisseur s’engage en devenant adhérent à l’association à organiser au moins une fois dans l’année une vente privée ou un événement afin de mettre en avant ses produits et d’échanger avec les consommateurs et en priorité les consomm’acteurs membres d’ELOCOP – CLP.
Ces événements seront planifiés lors des réunions trimestrielles permettant d’établir les plannings de permanences de vente.
L’organisation de ces événements est à la seule charge du fournisseur adhérent qui devra être présent.
L’événement pourra être organisé en collaboration avec un intervenant local extérieur à l’association.
Article 22 : Produits proposés a la vente
Les fournisseurs (adhérents ou « dépôt-vendeurs ») s’engagent à fournir à ELOCOP des produits de préférence locaux, de saison et issus de leur exploitation. Les produits commercialisés via ELOCOP respectent les critères définis dans la charte ELOCOP. Toutefois, si un produit est indisponible localement et réclamé par les consomm’acteurs, il pourra être commercialisé mais une attention toute particulière sera portée à son origine et sa qualité. Les produits seront clairement identifiés et mis en rayon par l’adhérent lui-même au moins une fois par semaine.
En ce qui concerne la quantité et la qualité des produits, les adhérents devront veiller à ne pas défavoriser l’association par rapport à d’autres clients. De même, l’entente entre les fournisseurs d’une famille de produit est nécessaire afin de veiller à la variété de la gamme proposée par ELOCOP.
Avec l’accord du bureau, les adhérents pourront acheter des produits à l’extérieur de leur exploitation à condition que leur mode de production soit conforme à la charte adoptée par l’association.
L’arrêt d’un ou plusieurs produits cités dans son engagement doit faire l’objet d’une discussion entre l’adhérent et le bureau.
Chaque associé est tenu de se couvrir personnellement par une assurance professionnelle pour le risque lié à ses produits.
Les accidents concernant le transport et le déchargement des marchandises sont à la charge de chaque adhérent.
Les « dépôt-vendeurs » ne pourront proposer à la vente des produits similaires à ceux proposés par les fournisseurs adhérents qu’en accord avec ces derniers et le conseil d’administration.
Article 23 : contrôle qualité
Compte tenu de l’importance de ce point, les fournisseurs conviennent spécialement de solliciter fréquemment les conseils, les critiques et les remarques des autres à propos des produits qu’ils mettent en vente.
L’ensemble des adhérents doit respecter la charte de qualité sur laquelle s’appuie l’association. Ils garantissent l’exactitude des informations fournies quant à leurs pratiques.
Les fournisseurs (adhérents et « dépôt-vendeurs) s’engagent à donner objectivement et en toutes circonstances utiles, leurs avis, leurs critiques et leurs suggestions à leurs collègues à propos des produits mis en vente.
Ces derniers s’engagent donc à accueillir les remarques et conseils de leurs collaborateurs avec sérénité et à les considérer attentivement.
En cas de difficulté, le bureau a le pouvoir de décider des mesures techniques afin de régler les problèmes dans l’intérêt des adhérents de l’association.
Les achats extérieurs réalisés par chaque membre du groupe doivent respecter les normes de qualité définies dans la charte adoptée par l’association.
Article 24 : Prix de vente des produits
Chaque producteur est maître de ses prix de vente. Il peut demander conseil au bureau. Les autres adhérents actifs peuvent donner leur avis qui n’a que valeur consultative.
L’intéressé doit recevoir cet avis avec toute l’attention qu’il mérite ; toutefois pour une hausse des prix de ses produits supérieurs à 5 % par an, il devra informer le conseil d’administration.
Dans les cas où un produit de même nature est présenté par deux fournisseurs adhérents, les producteurs se mettent d’accord et déterminent le prix entre eux. A défaut d’accord, il appartient au bureau de trancher dans l’intérêt de l’association et de ses membres. De plus, ils devront définir une clé de répartition du chiffre d’affaires lié à ce produit en fonction des volumes et de la qualité proposés par chacun d’entre eux.
Article 25 : Invendus et pertes
Les invendus sont repris par le fournisseur qui les a mis en vente. Chaque fournisseur supporte seul les pertes normales afférentes à ses produits. En revanche, les pertes exceptionnelles seront à prise en charge par l’association (ex : panne des armoires frigorifiques).
Article 26 : Produits nouveaux – Retrait de produits
La présentation à la vente de produits nouveaux sera décidée lors d'une réunion de bureau si besoin.
Article 27 : Taux de marge
Le taux de marge sur les produits proposés en magasin dépend du type de fournisseurs :
Article 28 : Commission pour « les dépôt-vendeurs »
Si le chiffre d’affaires du « dépôt-vendeurs » généré par l’intermédiaire d’ELOCOP excède 10 000€/an, une commission de 5% sera reversée à ELOCOP.
Article 29 : Paiement des fournisseurs
Les fournisseurs (adhérents et « dépôt-vendeurs ») percevront le solde du montant de leurs ventes au plus tard au 10 du mois suivant. De ce montant sera, au préalable, retirée la part revenant à ELOCOP et sera signifié sur un bon récapitulatif.
Article 30 : Participation aux frais
Si l’épicerie doit subir des travaux de réfection, d’entretien ou de modernisation ou réaliser des achats exceptionnels, ces derniers sont soumis à l’approbation de l’ensemble des collèges lors d’une assemblée générale qui statuera sur leur bien fondé. Le conseil d’administration se chargera ensuite de réaliser des devis pour chiffrer les travaux. Suite à cela, le montant de la facture sera divisé entre les fournisseurs adhérents au prorata du chiffre d’affaires généré annuellement dans la mesure où ELOCOP – CLP ne pouvait régler la facture dans sa totalité.
L’ensemble des frais avancés par les fournisseurs adhérents leur sera remboursé dès que la trésorerie le permettra.
Article 31 : Gestion des bénefices
Si ELOCOP réalise un bénéfice, ce montant est provisionné afin d’anticiper un futur achat, investissement ou don.
Le bénéfice ne pourra en aucun cas être redistribué aux adhérents ou à une quelconque personne physique. En revanche, il pourra profiter aux associations et entreprises du secteur de l’économie sociale et solidaire locale sous la forme d’un don solidaire après accord lors d’une assemblée générale.
Article 32 : Adhésion
Pour intégrer le collège des fournisseurs adhérents, le candidat à l’adhésion doit s’engager à respecter scrupuleusement le règlement intérieur ainsi que la charte de qualité d’ELOCOP. Ses produits ne doivent en aucun cas concurrencer ceux d’un autre adhérent, mais compléter la gamme proposée par ELOCOP (produits nouveaux ou produits en quantité insuffisante dans l’épicerie). L’adhésion est acceptée par une décision à la majorité des deux tiers des membres du conseil d’administration et des collèges fondateurs et fournisseurs adhérents souhaitant participer au vote.
Pour intégrer les collèges « collectivités et professionnels » et « dépôt-vendeurs », l’adhésion est soumise à la décision du conseil d’administration qui fixe un contrat, rappelle le règlement intérieur et la charte de qualité. Ce contrat est ensuite soumis à l’acceptation des collèges « fondateurs » et « fournisseurs adhérents » par un vote à la majorité.
Pour le collège des consomm’acteurs, l’adhésion se résume au paiement de la cotisation dont le montant est fixé chaque année par le conseil d’administration (20€ pour 2016) .
S’il le souhaite, le consomm’acteurs peut devenir membre actif de l’association en signant le règlement intérieur.
Article 33 : Retrait - Exclusion - Decès
- une condamnation pénale pour crime et délit ;
- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.
La décision d’exclusion est adoptée par le conseil d’administration statuant à la majorité des deux tiers des voix.
Article 36 : PRODUITS PROPOSES
En attendant l’ouverture du magasin, ELOCOP pourra proposer ses produits en précommande avec une distribution hebdomadaire. Les conditions d’adhésion des producteurs sont les mêmes que décrites précédemment. Les producteurs intéressés pour proposer leurs produits via ce mode de vente devront les inscrire sur le site elocop.panierlocal.org où ils pourront en gérer les caractéristiques, ainsi que la description de leurs exploitations et activités (dans un souci de transparence auprès des clients).
Article 37 : COMMANDES et DISTRIBUTIONS
La saisie se fait par les consommateurs sur le site elocop.panierlocal.org, qui permet la gestion logistique des distributions. Pendant une plage de 2h (le vendredi de 17h à 19h), les clients pourront venir récupérer leur panier et régler leurs achats.
La distribution est effectuée par au minimum 2 fournisseurs adhérents et un(e) bénévole, le calendrier des permanences étant établi à l’avance et soumis aux mêmes dispositions que celui prévu pour la tenue de l’épicerie (décrites dans l’article19).
Les fournisseurs s’engagent à honorer au mieux les commandes (qu’elles soient prêtes avant l’arrivée des clients et complètes). Si un produit vient à manquer, le fournisseur pourra s’arranger avec un autre afin de le remplacer par un produit équivalent, sous réserve d’accord de la part du client concerné.
Article 38 : MANDAT DE VENTE
Les modalités de vente et les engagements de chacune des parties. sont détaillées dans un contrat de vente établi entre chaque fournisseur et ELOCOP – CLP.
Article 39 : TAUX DE MARGE
Le taux de marge sur les produits proposés en précommande dépend du type de fournisseurs :
Article 40 : GESTION
Les fournisseurs peuvent gérer la disponibilité de leurs produits via le site de commande et s’engagent à compléter les informations nécessaires pour les clients (description de leur exploitation, détails et infos produits). Les modifications éventuelles doivent être signifiées aux membres coordinateurs afin d’en informer les intéressés (rupture d’un produit, absence lors d’une distribution…).
Article 34 : Modification du reglément intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par l’assemblée générale ordinaire à la majorité des deux tiers des voix des collèges.
Article 35 : Signature du réglement intérieur
Tous les membres actifs de l’association doivent avoir signé le règlement intérieur dès leur adhésion et affirment par ce biais avoir pris connaissance et être en accord avec l’ensemble des règles fixées à chacun des membres de l’association.
Ils s’engagent ainsi à veiller au respect de l’ensemble des articles qui composent ce règlement.
ELOCOP - « Croquez Local à Pleyber »
(ELOCOP - CLP)
L’Epicerie LOcale et COllaborative de Pleyber
Titre 1 : Dénomination – Objet – Siège - Durée
Il est fondé entre adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901, ayant pour titre : « Croquez local à Pleyber ».
Article 2 : But, Objet
L’association CLP a été créée dans le but d’offrir aux plus grand nombre l’accès à une épicerie paysanne nommée ELOCOP (Epicerie LOcale et COllaborative et Pleyber). Pour répondre à ce défi, l’association fait le choix de privilégier les produits locaux issus de pratiques respectueuses de l’environnement.
L’activité d’ELOCOP – CLP est intimement liée à l’économie sociale et solidaire appliquée au secteur de l’alimentation.
L’association regroupe l’ensemble des usagers et partenaires d’ELOCOP : des producteurs (agriculteurs, artisans…) aux consommateurs en passant par les collectivités et les professionnels du secteur de l’alimentation.
Les objectifs sont donc multiples :
- Participation à la dynamique du territoire
- Soutien aux adhérents
- Nouvelles opportunités (débouchés ou offres dans le secteur de l’alimentation)
- Mise en commun des moyens
- Vente directe
Article 3 : Siège social
Le siège social est fixé à l’adresse suivante :
Mairie
Square Anne de Bretagne
29410 PLEYBER-CHRIST
Et ce jusqu’à l’ouverture du point de vente. Le jour venu, le transfert sera décidé par le conseil d’administration.
Article 4 : Durée
La durée de l’association est illimitée.
Titre 2 : Les membres de l’association
Le fonctionnement d’ELOCOP - CLP repose sur le principe du multi-sociétariat afin de prendre en compte l’opinion de toutes les parties prenantes à son activité. A ce titre, différents types de membres sont à distinguer.
L’association se composent de l’ensemble de ces personnes physiques ou morales de droit privé ou public, et dont les membres sont répartis dans les catégories décrites par les articles 6 à 11.
Article 6 : Les fondateurs de l’association du fait de leur implication, les 4 fondateurs du projet ELOCOP – CLP (énumérés ci-dessous) jouissent à vie d’un statut particulier. Ils ont en plus le statut de fournisseurs adhérents décrit dans l’article suivant.
- Pierre GALANDI
- Eddie HAMEURY
- Alain LE BRIS
- Sandrine LE FEUR
Article 7 : Les Fournisseurs adhérents
Les fournisseurs adhérents proposent des produits à la vente dans l’épicerie ELOCOP. En contrepartie, ils s’engagent à donner de leur temps pour participer à la tenue d’ELOCOP. Ils bénéficient d’un taux de marge réduit comparé aux « dépôt-vendeurs ».
Le fournisseur se doit de gérer ses approvisionnements, sa mise en rayon et de récupérer ses invendus. Il supporte donc seul ses pertes sauf en cas de perte exceptionnelle qui sera prise en charge par l’association (ex. panne des armoires frigorifiques).
L’achat-revente afin de compléter son offre est autorisé dans la mesure où cette activité respecte le cadre légal et qu’elle ne concurrence pas les produits proposés par d’autres adhérents.
Seuls les éleveurs adhérents peuvent commercialiser de la viande en frais dans le magasin. La vente doit alors se dérouler en accord avec les autres éleveurs adhérents, sur les plages horaires définies au planning et dans le respect de la réglementation sanitaire en vigueur.
Si l’association ne dispose pas des fonds nécessaires, les fournisseurs adhérents s’engagent à financer tout investissement jugé nécessaire par le conseil d’administration au prorata du chiffre d’affaires réalisé grâce à ELOCOP.
L’adhésion d’un fournisseur adhérent est marquée par l’établissement d’un contrat entre ELOOP – CLP et le fournisseur engageant les 2 parties. Ce contrat pourra être renégocié chaque année. Tout non-respect de ce contrat est un motif d’exclusion.
Article 8 : Les « dépôts-vendeurs »
Pour tout fournisseur dans l’impossibilité de donner de son temps, il est possible de devenir « dépôt-vendeur ». peut commercialiser ses produits dans l’épicerie dans la mesure où ces derniers élargissent la gamme proposée par ELOCOP, ne concurrencent pas ceux d’un adhérent et qu’ils répondent aux exigences fixées par l’association. Le fournisseur adhère tout de même à l’association et le taux de marge d’ELOCOP sera alors plus élevé.
En ce qui concerne l’adhésion, l’approvisionnement, la mise en rayon et les invendus, les règles sont identiques à celles fixées pour les fournisseurs adhérents.
Article 9 : Les consomm’acteurs
Le consomm’acteur est un consommateur qui a fait le choix de d’adhérer à l’association pour avoir un accès privilégié à des produits alimentaires plus respectueux de l’environnement. Par ce biais, il devient un acteur de l’économie locale.
Pour adhérer à l’association le consommateur a deux possibilités :
- une cotisation annuelle
- une période de bénévolat
En contrepartie, le consomm’acteur pourra, s’il le souhaite :
- participer à des ventes privées organisées régulièrement mettant à l’honneur un ou des produits de saison
- participer à des événements spéciaux organisés par les fournisseurs
- faire préparer ses paniers à l’avance
- être informé des arrivages par mail s’il le souhaite
Article 10 : Les collectivités et professionnels
Toute collectivité (mairie, restauration collective…) ou tout professionnel du secteur de l’alimentation (traiteur, restaurateur…) peut adhérer à ELOCOP - CLP s’il né de cette collaboration un échange profitable aux deux partis ainsi qu’à l’économie sociale et solidaire, l’environnement socio-économique et en particulier à la population locale.
Ex. La collaboration avec un établissement public pourrait déboucher sur un approvisionnement régulier en produits locaux à un tarif préférentiel. ELOCOP - CLP pourrait en contrepartie demander à l’établissement de mettre en avant l’origine de ces produits. Ceci permettrait aux usagers de l’établissement public de bénéficier de produits locaux de qualité et profite aux fournisseurs d’ELOCOP qui peuvent commercialiser et faire connaître leurs productions.
Si l’adhésion s’avère respecter ces conditions, un contrat établi conjointement par le bureau et le prétendant à l’adhésion fixera les modalités de cette collaboration et prendra en compte les attentes et besoins de chacun des partis. Pour être valide, ce contrat devra ensuite être soumis à l’approbation du conseil d’administration.
Le contrat pourra être renégocié chaque année. Tout non-respect de ce contrat est un motif d’exclusion.
Article 11 : Le(s) employé(s)
L’employé d’ELOCOP est salarié de l’association. Il est assimilé à un vendeur mais pourra être amené à effectuer des tâches de gestion telle que la gestion des approvisionnements.
Le salarié n’est pas considéré comme un adhérent à l’association.
Si, par son travail, l’employé permet de dépasser le seuil de rentabilité de la structure, il pourra bénéficier d’une prime.
Titre 3 : Ressources
Les ressources d’ELOCOP – CLP comprennent :
- Les cotisations des membres
- Les subventions accordées à l’association
- Les dons et legs
- Toutes autres ressources autorisées par la loi et les règlements en vigueurs
Titre 4 : Gouvernance
Afin de prendre en compte l’opinion de chacune des parties prenantes de l’association lors des assemblées générales, la gouvernance est organisée en 4 collèges. Chaque collège regroupe un type d’adhérents.
- collège des fondateurs
- collège des fournisseurs adhérents
- collège des consomm’acteurs
- collège des collectivités et professionnels
Article 14 : Dispositions communes aux assemblées générales
Les assemblées générales se réunissent sur convocation du président de l’association, ou sur demande écrite d’au moins la moitié des membres du conseil d’administration.
Les convocations, mentionnant l’ordre du jour, sont adressées par écrit (voie postale ou électronique) aux membres de l’association au moins quinze (15) jours à l’avance.
Chaque membre a une voix au sein de son collège, et ne peut détenir plus de deux mandats de représentation. Les décisions des assemblées générales ne sont valablement prises que sur des points inscrits à l’ordre du jour. Les décisions des assemblées générales sont prises à la majorité des voix des collèges. En cas d’égalité, la voix du président compte double.
Les votes se font à main levée ou à bulletin secret à la demande du représentant d’un collège.
Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale extraordinaire suivante délibère alors quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
Le quorum des assemblées générales est fixé à au moins aux élus du bureau auxquels s’ajoutent 2 membres de chaque collège. Parmi ces membres, le représentant de chaque collège doit être présent ou représenté.
Article 15 : Assemblée générale ordinaire
Elle se réunit chaque année selon la date fixée par le conseil d’administration.
Le président, assisté des membres du conseil, préside l'assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l'association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
L’assemblée générale fixe le montant de la cotisation.
Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour.
Les décisions sont prises sous les conditions définies dans l’article 14.
Il est procédé, après épuisement de l'ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil.
Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.
Article 16 : Assemblee générale extraordinaire
Si besoin est, ou sur demande de 75 % des représentants des collèges, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues par l’article 14 et ce uniquement pour modification des statuts ou la dissolution ou pour des actes portant sur des immeubles.
Article 17 : Conseil d’administration
L'association est dirigée par un conseil d’au minimum 10 membres dont au moins 2 membres du collège des fondateurs. Le conseil d’administration est composé :
- des membres du bureau
- d’un représentant de chaque collège
- d’un représentant adjoint des fournisseurs adhérents
- d’un représentant adjoint des consomm’acteurs
Lors de l’assemblée générale, si 2 représentants de collèges en font la demande, il sera procédé à l’élection d’un nouveau conseil d’administration sans quoi, le conseil d’administration précédent sera reconduit pour un an.
En cas de vacances, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres.
Les pouvoirs des membres élus prennent fin dès l’élection d’un remplaçant.
Le conseil d'administration se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du président ou à la demande de 50% de ses membres.
Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas d’égalité, la voix du président compte double.
Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
Article 18 : Le bureau
Le conseil d'administration élit parmi ses membres, un bureau composé de :
- Un président, choisi dans le collège des membres fondateurs ou celui des fournisseurs adhérents
- Un ou plusieurs vice-présidents
- Un(e) secrétaire et, s'il y a lieu, un secrétaire(e) adjoint
- Un(e) trésorier(e), et, si besoin est, un(e) trésorier(e) adjoint
Titre 5 : Organisation du travail
L’organisation des permanences de vente est planifiée par le bureau en fonction des souhaits de chacun.
Chaque adhérent des collèges fondateurs et fournisseurs adhérents s’efforce, dans la mesure de son temps disponible, de participer aux permanences.
Les fournisseurs adhérents s’engagent à travailler pour le magasin à titre gratuit. Ce temps doit être dévoué à la gestion globale de l’épicerie : vente, conseil, réapprovisionnement des rayons, nettoyage de l’épicerie, retrait des produits non-conformes. Cette participation au fonctionnement du magasin sera d’autant plus importante que le chiffre d’affaires réalisé par le fournisseur adhérent, grâce à ELOCOP, sera élevé.
Le dépôt du fond de caisse à la banque sera effectué par un des membres du bureau ou un responsable qu’il aura désigné.
En cas de difficulté pour assurer l’organisation des permanences, il sera fait appel prioritairement aux adhérents dont le chiffre d’affaires est le plus important.
Le planning est semestriel. En cas d’indisponibilité, le fournisseur adhérent concerné devra prendre contact directement avec d’autres membres pour être remplacé.
Occasionnellement, les remplacements de l’adhérent par un personnel familial ou salarié sont admis, mais ils sont à la charge de chaque adhérent, qui garde la responsabilité entière de ce personnel qui agit à ses lieux et places.
Le recours à un stagiaire pour un adhérent est soumis à l’accord préalable du bureau ; son temps de formation est à la charge de l’adhérent.
Si le fournisseur adhérent ne tient pas son engagement de présence durant la période de validité du planning, il sera assimilé à un « dépôt-vendeur ». A ce titre, et suite à un conseil d’administration laissant l’occasion au fournisseur adhérent de présenter sa défense, il sera redevable d’une plus forte commission à ELOCOP.
Article 20 : Horaires et jours d’ouverture
Dans la limite du personnel disponible (fournisseurs adhérents, salariés, consomm’acteurs bénévoles), ELOCOP sera ouverte sur la plage la plus large possible.
Les horaires et jours d’ouverture seront définis par le conseil d’administration suite aux assemblées des fournisseurs adhérents permettant d’établir les plannings trimestriels.
Dans la mesure du possible, ces horaires seront fixes afin de ne pas perdre les consomm’acteurs et clients.
Le planning trimestriel sera affiché dans l’épicerie et sera tenu à disposition de tous les usagers.
Article 21 : Ventes privées et evenements
Chaque fournisseur s’engage en devenant adhérent à l’association à organiser au moins une fois dans l’année une vente privée ou un événement afin de mettre en avant ses produits et d’échanger avec les consommateurs et en priorité les consomm’acteurs membres d’ELOCOP – CLP.
Ces événements seront planifiés lors des réunions trimestrielles permettant d’établir les plannings de permanences de vente.
L’organisation de ces événements est à la seule charge du fournisseur adhérent qui devra être présent.
L’événement pourra être organisé en collaboration avec un intervenant local extérieur à l’association.
Titre 6 : Les produits
Les fournisseurs (adhérents ou « dépôt-vendeurs ») s’engagent à fournir à ELOCOP des produits de préférence locaux, de saison et issus de leur exploitation. Les produits commercialisés via ELOCOP respectent les critères définis dans la charte ELOCOP. Toutefois, si un produit est indisponible localement et réclamé par les consomm’acteurs, il pourra être commercialisé mais une attention toute particulière sera portée à son origine et sa qualité. Les produits seront clairement identifiés et mis en rayon par l’adhérent lui-même au moins une fois par semaine.
En ce qui concerne la quantité et la qualité des produits, les adhérents devront veiller à ne pas défavoriser l’association par rapport à d’autres clients. De même, l’entente entre les fournisseurs d’une famille de produit est nécessaire afin de veiller à la variété de la gamme proposée par ELOCOP.
Avec l’accord du bureau, les adhérents pourront acheter des produits à l’extérieur de leur exploitation à condition que leur mode de production soit conforme à la charte adoptée par l’association.
L’arrêt d’un ou plusieurs produits cités dans son engagement doit faire l’objet d’une discussion entre l’adhérent et le bureau.
Chaque associé est tenu de se couvrir personnellement par une assurance professionnelle pour le risque lié à ses produits.
Les accidents concernant le transport et le déchargement des marchandises sont à la charge de chaque adhérent.
Les « dépôt-vendeurs » ne pourront proposer à la vente des produits similaires à ceux proposés par les fournisseurs adhérents qu’en accord avec ces derniers et le conseil d’administration.
Article 23 : contrôle qualité
Compte tenu de l’importance de ce point, les fournisseurs conviennent spécialement de solliciter fréquemment les conseils, les critiques et les remarques des autres à propos des produits qu’ils mettent en vente.
L’ensemble des adhérents doit respecter la charte de qualité sur laquelle s’appuie l’association. Ils garantissent l’exactitude des informations fournies quant à leurs pratiques.
Les fournisseurs (adhérents et « dépôt-vendeurs) s’engagent à donner objectivement et en toutes circonstances utiles, leurs avis, leurs critiques et leurs suggestions à leurs collègues à propos des produits mis en vente.
Ces derniers s’engagent donc à accueillir les remarques et conseils de leurs collaborateurs avec sérénité et à les considérer attentivement.
En cas de difficulté, le bureau a le pouvoir de décider des mesures techniques afin de régler les problèmes dans l’intérêt des adhérents de l’association.
Les achats extérieurs réalisés par chaque membre du groupe doivent respecter les normes de qualité définies dans la charte adoptée par l’association.
Article 24 : Prix de vente des produits
Chaque producteur est maître de ses prix de vente. Il peut demander conseil au bureau. Les autres adhérents actifs peuvent donner leur avis qui n’a que valeur consultative.
L’intéressé doit recevoir cet avis avec toute l’attention qu’il mérite ; toutefois pour une hausse des prix de ses produits supérieurs à 5 % par an, il devra informer le conseil d’administration.
Dans les cas où un produit de même nature est présenté par deux fournisseurs adhérents, les producteurs se mettent d’accord et déterminent le prix entre eux. A défaut d’accord, il appartient au bureau de trancher dans l’intérêt de l’association et de ses membres. De plus, ils devront définir une clé de répartition du chiffre d’affaires lié à ce produit en fonction des volumes et de la qualité proposés par chacun d’entre eux.
Article 25 : Invendus et pertes
Les invendus sont repris par le fournisseur qui les a mis en vente. Chaque fournisseur supporte seul les pertes normales afférentes à ses produits. En revanche, les pertes exceptionnelles seront à prise en charge par l’association (ex : panne des armoires frigorifiques).
Article 26 : Produits nouveaux – Retrait de produits
La présentation à la vente de produits nouveaux sera décidée lors d'une réunion de bureau si besoin.
Titre 7 : Aspects financiers
Le taux de marge sur les produits proposés en magasin dépend du type de fournisseurs :
- les fournisseurs adhérents seront soumis à un taux de marge de 15%
- les « dépôt-vendeurs » seront quant à eux soumis à un taux de marge de 25%
Article 28 : Commission pour « les dépôt-vendeurs »
Si le chiffre d’affaires du « dépôt-vendeurs » généré par l’intermédiaire d’ELOCOP excède 10 000€/an, une commission de 5% sera reversée à ELOCOP.
Article 29 : Paiement des fournisseurs
Les fournisseurs (adhérents et « dépôt-vendeurs ») percevront le solde du montant de leurs ventes au plus tard au 10 du mois suivant. De ce montant sera, au préalable, retirée la part revenant à ELOCOP et sera signifié sur un bon récapitulatif.
Article 30 : Participation aux frais
Si l’épicerie doit subir des travaux de réfection, d’entretien ou de modernisation ou réaliser des achats exceptionnels, ces derniers sont soumis à l’approbation de l’ensemble des collèges lors d’une assemblée générale qui statuera sur leur bien fondé. Le conseil d’administration se chargera ensuite de réaliser des devis pour chiffrer les travaux. Suite à cela, le montant de la facture sera divisé entre les fournisseurs adhérents au prorata du chiffre d’affaires généré annuellement dans la mesure où ELOCOP – CLP ne pouvait régler la facture dans sa totalité.
L’ensemble des frais avancés par les fournisseurs adhérents leur sera remboursé dès que la trésorerie le permettra.
Article 31 : Gestion des bénefices
Si ELOCOP réalise un bénéfice, ce montant est provisionné afin d’anticiper un futur achat, investissement ou don.
Le bénéfice ne pourra en aucun cas être redistribué aux adhérents ou à une quelconque personne physique. En revanche, il pourra profiter aux associations et entreprises du secteur de l’économie sociale et solidaire locale sous la forme d’un don solidaire après accord lors d’une assemblée générale.
Titre 8 : Nouveaux membres – Retrait – Exclusion – Décès d’un membre
Pour intégrer le collège des fournisseurs adhérents, le candidat à l’adhésion doit s’engager à respecter scrupuleusement le règlement intérieur ainsi que la charte de qualité d’ELOCOP. Ses produits ne doivent en aucun cas concurrencer ceux d’un autre adhérent, mais compléter la gamme proposée par ELOCOP (produits nouveaux ou produits en quantité insuffisante dans l’épicerie). L’adhésion est acceptée par une décision à la majorité des deux tiers des membres du conseil d’administration et des collèges fondateurs et fournisseurs adhérents souhaitant participer au vote.
Pour intégrer les collèges « collectivités et professionnels » et « dépôt-vendeurs », l’adhésion est soumise à la décision du conseil d’administration qui fixe un contrat, rappelle le règlement intérieur et la charte de qualité. Ce contrat est ensuite soumis à l’acceptation des collèges « fondateurs » et « fournisseurs adhérents » par un vote à la majorité.
Pour le collège des consomm’acteurs, l’adhésion se résume au paiement de la cotisation dont le montant est fixé chaque année par le conseil d’administration (20€ pour 2016) .
S’il le souhaite, le consomm’acteurs peut devenir membre actif de l’association en signant le règlement intérieur.
Article 33 : Retrait - Exclusion - Decès
- La démission d’un membre de l’association doit être signifiée au président du conseil d’administration par lettre. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
- L’exclusion d’un membre de l’association peut être prononcée par le conseil d’administration, pour motif grave ou pour non-respect, même mineur, du règlement intérieur. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
- une condamnation pénale pour crime et délit ;
- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.
La décision d’exclusion est adoptée par le conseil d’administration statuant à la majorité des deux tiers des voix.
- En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
Titre 9 : DISTRIBUTION PONCTUELLES
En attendant l’ouverture du magasin, ELOCOP pourra proposer ses produits en précommande avec une distribution hebdomadaire. Les conditions d’adhésion des producteurs sont les mêmes que décrites précédemment. Les producteurs intéressés pour proposer leurs produits via ce mode de vente devront les inscrire sur le site elocop.panierlocal.org où ils pourront en gérer les caractéristiques, ainsi que la description de leurs exploitations et activités (dans un souci de transparence auprès des clients).
Article 37 : COMMANDES et DISTRIBUTIONS
La saisie se fait par les consommateurs sur le site elocop.panierlocal.org, qui permet la gestion logistique des distributions. Pendant une plage de 2h (le vendredi de 17h à 19h), les clients pourront venir récupérer leur panier et régler leurs achats.
La distribution est effectuée par au minimum 2 fournisseurs adhérents et un(e) bénévole, le calendrier des permanences étant établi à l’avance et soumis aux mêmes dispositions que celui prévu pour la tenue de l’épicerie (décrites dans l’article19).
Les fournisseurs s’engagent à honorer au mieux les commandes (qu’elles soient prêtes avant l’arrivée des clients et complètes). Si un produit vient à manquer, le fournisseur pourra s’arranger avec un autre afin de le remplacer par un produit équivalent, sous réserve d’accord de la part du client concerné.
Article 38 : MANDAT DE VENTE
Les modalités de vente et les engagements de chacune des parties. sont détaillées dans un contrat de vente établi entre chaque fournisseur et ELOCOP – CLP.
Article 39 : TAUX DE MARGE
Le taux de marge sur les produits proposés en précommande dépend du type de fournisseurs :
- les fournisseurs adhérents seront soumis à un taux de marge de 10%
- les « dépôt-vendeurs » seront quant à eux soumis à un taux de marge de 15%
Article 40 : GESTION
Les fournisseurs peuvent gérer la disponibilité de leurs produits via le site de commande et s’engagent à compléter les informations nécessaires pour les clients (description de leur exploitation, détails et infos produits). Les modifications éventuelles doivent être signifiées aux membres coordinateurs afin d’en informer les intéressés (rupture d’un produit, absence lors d’une distribution…).
Titre 10 : réglément intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par l’assemblée générale ordinaire à la majorité des deux tiers des voix des collèges.
Article 35 : Signature du réglement intérieur
Tous les membres actifs de l’association doivent avoir signé le règlement intérieur dès leur adhésion et affirment par ce biais avoir pris connaissance et être en accord avec l’ensemble des règles fixées à chacun des membres de l’association.
Ils s’engagent ainsi à veiller au respect de l’ensemble des articles qui composent ce règlement.